أعلنت شركة RecruitLytics HR عن توفر شاغر وظيفي بمسمى موظف أرشفة ملفات – File Clerk للعمل عن بُعد بدوام كامل في أبوظبي. يهدف هذا الدور إلى إدارة الملفات الرقمية والممسوحة ضوئيًا، وضمان دقتها وتنظيمها وسهولة الوصول إليها، مع دعم عدة فرق داخل الشركة.
📢 انضم إلى قناة التلجرام لمتابعة أحدث الوظائف أولًا بأول
👈 اضغط هنا للانضمام
👈 اضغط هنا للانضمام
المسميات الوظيفية
موظف أرشفة ملفات.
نبذة عن الوظيفة
يعمل موظف الأرشفة على استقبال الملفات، التحقق من اكتمالها، تطبيق قواعد التسمية، وتصنيفها في المستودعات المناسبة. كما يضمن الحفاظ على مسار تدقيق واضح يوضح وقت استلام الملفات، وكيف تمت معالجتها، وأين تم حفظها. الوظيفة تتطلب العمل في بيئة ذات حجم عمل كبير، حيث تكون السرعة مهمة، لكن الدقة والسرية أهم.
المسؤوليات الرئيسية
الاستلام والفهرسة
- استلام الملفات من البريد المشترك، البوابات، أنظمة التذاكر الداخلية، والمجلدات السحابية.
- التحقق من نوع المستند، الحقول المطلوبة، التوقيعات، والمرفقات.
- فهرسة كل ملف باستخدام بيانات وصفية قياسية (رقم العميل/المشروع، التاريخ، نوع المستند، الإصدار، المنطقة).
تنظيم المستندات
- تطبيق قواعد التسمية الموحدة وهياكل المجلدات.
- تحويل الصيغ عند الحاجة (دمج/فصل PDF، تحويل الصور إلى PDF، ضغط الملفات، وضع إصدارات).
- إدارة المكتبات المنظمة (نهائي – مسودة – مؤرشف) بما في ذلك علامات الاحتفاظ.
مراقبة الجودة
- إجراء فحوصات يومية لاكتشاف التكرار، سوء التصنيف، الصفحات المفقودة، أو المسح غير الواضح.
- الإبلاغ عن الحالات الاستثنائية وتحويلها للجهة المناسبة مع ملاحظات واضحة.
- الحفاظ على سجلات الأخطاء والمساهمة في تحسين العمليات.
الحوكمة والامتثال
- التعامل مع السجلات الحساسة وفق ضوابط وصول صارمة وسرية عالية.
- الالتزام بجداول الاحتفاظ، تعليمات الحفظ القانوني، وقواعد الحذف والأرشفة.
- دعم عمليات التدقيق من خلال توفير الملفات بسرعة وتوثيق سلسلة الحيازة.
التعاون والتواصل
- التنسيق مع فرق الموارد البشرية، المالية، العمليات، القانونية، وخدمة العملاء لتوضيح متطلبات الملفات.
- تقديم تحديثات حول حجم العمل، وقت الإنجاز، والمشكلات المكتشفة أثناء المعالجة.
الأدوات المستخدمة
- التخزين السحابي: Google Drive / SharePoint / Dropbox
- أدوات المستندات: Adobe Acrobat أو ما يعادله
- الجداول: Excel
- أنظمة التذاكر: Jira / Asana / ServiceNow
- منصات التوقيع الإلكتروني
- أدوات الإنتاجية المكتبية الأساسية
مؤشرات النجاح
- معدل الدقة (أخطاء التصنيف/البيانات)
- سرعة الإنجاز من الاستلام إلى الأرشفة
- حجم العمل اليومي
- سرعة استرجاع الملفات أثناء التدقيق
- الالتزام بالامتثال (التحكم بالوصول، علامات الاحتفاظ)
المؤهلات المطلوبة
- خبرة في إدارة السجلات، الدعم الإداري، الأعمال المكتبية، أو التحكم بالوثائق (يفضل).
- اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على الالتزام بقواعد التسمية والأرشفة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية واتباع الإجراءات بدقة.
- إلمام أساسي بالحاسب: أنظمة الملفات، الجداول، PDF، أدوات التعاون.
المزيد من الوظائف
شركة البحيرة الوطنية للتأمين توفر وظائف لا تشترط خبرة بعدة…
📢 انضم إلى قناة الواتساب لمتابعة أحدث الوظائف أولًا بأول
👈 اضغط هنا للانضمام
👈 اضغط هنا للانضمام
التقديم من هنا
English Version – File Clerk (Remote) – RecruitLytics HR
Job Overview
RecruitLytics HR is hiring a Remote File Clerk to manage digital and scanned records, ensuring accuracy, organization, searchability, and compliance. The role supports multiple teams by receiving documents, validating completeness, applying naming conventions, classifying files, and maintaining an audit‑ready trail.
Key Responsibilities
Intake & Indexing
- Receive files from shared inboxes, portals, ticketing tools, and cloud folders.
- Confirm document type, required fields, signatures, and attachments.
- Index each record using standard metadata (client/project ID, date, category, version, region).
Document Organization
- Apply standardized naming conventions and folder structures.
- Convert formats when needed (PDF merge/split, image‑to‑PDF, compression, versioning).
- Maintain controlled libraries (final, draft, archived) including retention tags.
Quality Control
- Perform daily checks for duplicates, misfiles, missing pages, or unreadable scans.
- Flag exceptions and route them to the correct owner with clear notes.
- Maintain error logs and contribute to process improvements.
Records Governance & Compliance
- Handle sensitive records with strict access controls and confidentiality.
- Follow retention schedules, legal hold instructions, and deletion/archival rules.
- Support audits by retrieving records quickly and documenting chain‑of‑custody steps.
Collaboration & Communication
- Coordinate with HR, Finance, Operations, Legal, and Customer teams.
- Provide updates on backlog, turnaround time, and issues found during processing.
Tools You May Use
- Cloud storage: Google Drive, SharePoint, Dropbox
- Document tools: Adobe Acrobat
- Spreadsheets
- Ticketing systems: Jira, Asana, ServiceNow
- E‑signature platforms
- Basic office productivity tools
Success Metrics
- Accuracy rate
- Turnaround time
- Backlog size and daily throughput
- Audit retrieval speed
- Compliance adherence
Qualifications
- Experience in records management, admin support, clerical work, or document control (preferred).
- Strong attention to detail and consistency in naming/filing rules.
- Comfortable handling confidential information.
- Basic computer proficiency: file systems, spreadsheets, PDFs, collaboration tools.